PAPIER CONFIDENTIEL

Renseignement personnel
Les renseignements personnels sont ceux qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne.

Information confidentielle
L’expression « Information confidentielle » renvoie à tout renseignement confidentiel, propriété ou non de l’établissement de santé dont notamment :
Les renseignements personnels ou qui concernent la réputation ou la vie privée d’autrui portés à la connaissance de l’employé dans le cadre de son emploi et se rapportant à une personne physique ;
Tout renseignement sensible (carte de crédit, numéro de compte de banque, adresse d’un centre d’hébergement pour femmes en difficultés, etc.) appartenant à une personne physique ou morale ;
Les dossiers médicaux ;
Toute information ou tout document reçu à titre confidentiel d’un tiers ;
Toute autre information ou document désigné comme étant à caractère confidentiel par l’établissement.

CONTEXTE
Depuis 2013, le papier est bannit de l’enfouissement au Québec bien que dans la pratique, on en retrouve encore beaucoup dans les sites d’enfouissement. Le papier représente pourtant en moyenne 20 % des matières résiduelles générées (volumes contenus dans les compacteurs/conteneurs à déchets + volumes envoyés au recyclage) par un hôpital (basé sur deux caractérisation réalisées par SSE – Cité de la santé de Laval et hôpital Fleury), 7 % des matières résiduelles générées par un centre d’hébergement et 60 % des matières résiduelles générées par un CLSC. Dans la plupart des établissements de santé, il existe deux systèmes parallèles de récupération du papier : celui pour le papier « normal » et les cartons fins et celui pour les documents confidentiels.

Papier confidentiel

QUESTIONS ÉVALUATIVES ET EXEMPLES PROBANTS

Quelles quantités générez-vous (par département ou unité) ?

Savez-vous quels départements génèrent ces matières ?
Connaissez-vous les volumes générés annuellement ?

Exemple probant :

CISSS de Laval (bâtiments du CSSS de Laval)
SSE a réalisé une caractérisation des matières résiduelles dans plusieurs bâtiments du CSSS de Laval entre 2009 et 2011 : À la Cité de la santé, les quantités de papier générées annuellement sont de 190 tonnes, soit 24 % des matières résiduelles générées par les activités de l’hôpital. Le carton est généré un peu partout dans l’hôpital. Au centre d’hébergement Rose-de-Lima, les quantités de papier générées annuellement sont de 4 tonnes. Au CLSC des Mille-îles, les quantités de papier générées annuellement sont de 14 tonnes.

Comment récupérez-vous actuellement cette matière ?

Savez-vous si vous valoriser(réemploi, recyclage) cette matière actuellement ?
Dans quels contenants placez-vous ces matières ?
Combien de contenants avez-vous ?
Où sont-ils placés ?
Que faites-vous avec une fois qu’ils sont pleins ?
Sont-ils fournis gratuitement par votre fournisseur de services ?

Exemples probants :

CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal (bâtiments du CSSS du Cœur-de-l’île)
Depuis la fin 2014, l’hôpital Jean-Talon récupère tout le papier comme s’il était confidentiel. Tout le papier est donc déposé dans des bacs 360L cadenassés disposés sur tous les étages. Ces contenants, environ une quarantaine, sont fournis gratuitement pas le récupérateur. Les contenants sont vidés une fois par semaine par le récupérateur.

CISSS de Laval (bâtiments du CSSS de Laval)
En 2014, le CSSS de Laval a participé à un appel d’offres provincial piloté par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Cet appel d’offres visait spécifiquement la destruction des documents confidentiels générés par les activités d’organismes publics. Les contenants sont similaires à ceux que le CSSS utilisait auparavant, à savoir des bacs 360 litres et des cabarets en mélamine. Ces contenants sont fournis gratuitement par le fournisseur de services. Ils sont vidés à une fréquence préétablie avec le fournisseur de services, variable selon les bâtiments. Par ailleurs, le fournisseur peut venir sur appel lors de périodes d’épuration de dossiers médicaux par exemple.

CIUSSS du Centre-Est-de-l’Île-de-Montréal (bâtiments du CSSS du Sud-Ouest-Verdun)
L’hôpital de Verdun a développé un partenariat avec le CRDI-TED de Montréal pour déchiqueter une partie des documents confidentiels (papiers et cartes d’hôpital) que génèrent les activités de l’hôpital. Trois ou quatre personnes en réinsertion sociale supervisées par un éducateur occupent une salle qui leur est réservée au sous-sol de l’hôpital. Ils y ont accès à des plans de travail pour trier le papier et enlever les agrafes puis pour le déchiqueter.

Avec qui faites-vous affaire ?

Savez-vous quel fournisseur collecte actuellement ces matières ?
Avez-vous signé un contrat ou une entente avec ce fournisseur ?
Connaissez-vous le contenu de ce document ?
Des frais sont-ils associés à ce contrat/cette entente ?
Avez-vous déjà effectué des visites surprises chez votre fournisseur ?

Exemples probants :

CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal (bâtiments du CSSS du Cœur-de-l’île)
Depuis la fin 2014, l’hôpital Jean-Talon a signé un contrat avec Cascades récupération. Le papier, considéré comme confidentiel, n’est pas déchiqueté mais est désencré à l’usine de Cascades. Des frais sont associés à ce processus mais les redevances obtenues par la vente du papier à Cascades dépassent les coûts du service.

CISSS de Laval (bâtiments du CSSS de Laval)
À la suite d’un appel d’offres lancé par le CSPQ, c’est la compagnie Iron Mountain qui récupère le papier confidentiel dans les bâtiments du CSSS de Laval. Le contrat, entré en vigueur en novembre 2014 s’étend sur trois ans, soit jusqu’au 31 octobre 2017. Des frais sont associés à la destruction des papiers confidentiels mais ils sont extrêmement réduits par rapport à ce que payait le CSSS de Laval auparavant : 3,95 $ pour un bac 360 litres, 2,95 $ pour un bac 240 litres, 1,95 $ pour un cabinet ou un sac et 1,00 $ pour une boîte d’archives. À ces montants s’ajoutent le taux horaire de l’employé d’Iron Mountain (37 $) et des frais de transport (25 $).

CIUSSS du Centre-Est-de-l’Île-de-Montréal (bâtiments du CSSS du Sud-Ouest-Verdun)
Une fois en languettes, le papier est replacé dans les bacs de la compagnie Kruger qui récupère le papier gratuitement.

Que devient la matière ?

Savez-vous où s’en vont ces matières une fois qu’elles quittent votre établissement ?
Exigez-vous un bilan annuel faisant état du devenir précis de ces matières (traçabilité) ?
Avez-vous élaboré une procédure pour assurer l’uniformisation et la pérennité du système de collecte que vous avez mis en place ?

Exemples probants :

CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal (bâtiments du CSSS du Cœur-de-l’île)

Le papier récupéré par Cascades sert à faire du papier hygiénique. Cascades récupération envoie un rapport (volumes de papier, quantité d’arbres et de GES sauvés) après chaque collecte.

CISSS de Laval (bâtiments du CSSS de Laval)
Sans savoir exactement ce qu’Iron Mountain fait avec le papier récupéré, on sait qu’il est recyclé. Le CSSS reçoit un rapport mensuel sur les quantités de papier récupérées.

CIUSSS du Centre-Est-de-l’Île-de-Montréal (bâtiments du CSSS du Sud-Ouest-Verdun)
Le papier récupéré par Kruger sert à faire du papier hygiénique. Kruger envoie un rapport annuel sur les quantités de papier récupérées.

L'histoire de Shred-it (en anglais)

Secure shredding - Iron Mountain (en anglais)

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